Nikt nie ma wątpliwości jak ważne jest, z punktu widzenia firmy, stworzenie profesjonalnej komórki zajmującej się zarządzaniem flotą samochodów służbowych. Decyzja została podjęta – w strukturze organizacyjnej został wyodrębniony Dział Floty Samochodowej. Co dalej ? Komu powierzyć zarządzanie działem? Od czego należy rozpocząć nadzór nad flotą ? Kim są „klienci” tego działu ?
Budowanie zespołu
W związku z bardzo szerokim zakresem obowiązków jaki jest przypisany do tego działu zróżnicowane są również oczekiwania co do kwalifikacji i ilości przyszłej kadry. Niestety w Polsce nie są jeszcze prowadzone szkolenia czy kursy, które pomogłyby wykształcić wysoko wykwalifikowaną kadrę zarządzającą flotami samochodów. W Europie taką możliwość zdobywania wiedzy daje The International Fleet Management Institute.
Większość kierowników prowadzących floty jest tzw. samoukami, którzy posiadane umiejętności latami zdobywali ucząc się na własnych błędach, krok po kroku nabywając niezbędne doświadczenie. Jednak to od ich profesjonalizmu i wiedzy zależy, czy własna flota samochodów będzie źródłem oszczędności i zysków, czy też komórką generującą coraz większe koszty. Potrzeba istnienia floty pojazdów w firmie jest niepodważalna, dlatego tak ważne jest trafne dobranie zespołu ludzi do jej prowadzenia.
Podstawową funkcję w dziale pełni kierownik-koordynator floty. To głównie od niego zależy sposób oraz skuteczność zarządzania flotą.
Ilość osób w dziale będzie się zmieniała wraz z ilością (liczbą) samochodów w firmie. I tak w przypadku niewielkiej floty wszystkie te obowiązki wykonywać będzie jedynie koordynator floty. Zależność między ilością samochodów a ilością zatrudnionych w dziale osób jest oczywista – im więcej samochodów tym więcej pracowników. Oczywiście ilość personelu nie będzie rosła w nieskończoność. Przykładem tego może być firma ICL z Wielkiej Brytanii, której udało się stworzyć zespół siedmioosobowy zajmujący się 5 tysiącami samochodów.
Oczekiwania
Niezwykle istotną sprawą jest również określenie oczekiwań firmy co do świadczonych usług wewnętrznych gdyż od tego zależy dostosowanie ilości osób do ilości posiadanych samochodów. Przykładowo jedna osoba jest w stanie skutecznie zarządzać flotą nie przekraczającą 80 samochodów osobowych. Powyżej takiej ilości zaczynają się pojawiać i nawarstwiać problemy, do których rozwiązywania niezbędna będzie druga osoba, a po przekroczeniu liczby 350 – 400 samochodów trzecia osoba.
Bardzo często zdarza się tak, że do podstawowych obowiązków działu floty zostają dodawane inne nie zawsze bezpośrednio związane z samochodami (np. prowadzenie ewidencji telefonów komórkowych). W takich wypadkach potrzebne będą dodatkowe osoby związane z takimi obowiązkami, które w miarę możliwości będą również pomagały w prowadzeniu floty.
Kierownictwo
Kierownik floty musi wykazywać się umiejętnością doskonałej organizacji pracy zarówno swojej jak i osób z nim współpracujących. Od umiejętności tworzenia i wdrażania procedur zależeć będzie późniejsze zarządzanie flotą. Łatwość nawiązywania i podtrzymywania kontaktów będzie stanowiła klucz do zbudowania zaufania użytkowników, a to przekłada się również na łatwiejsze (pozbawione zbędnych konfliktów) stosunki z użytkownikami samochodów. Analityczne myślenie zaowocuje przygotowaniem raportów i analiz. Bardzo ważne jest doświadczenie w prowadzeniu negocjacji z partnerami handlowymi, które umożliwi podpisywanie umów, ustalanie atrakcyjnych cen za obsługę serwisową i blacharsko-lakierniczą. Będzie to stanowiło poważne oszczędności w wydatkach.
Osoba zajmująca się prowadzeniem obsługi ubezpieczeniowej samochodów powinna posiadać doświadczenie związane z funkcjonowaniem rynku ubezpieczeń jak również systemami zgłaszania i likwidacji szkód. Niezwykle istotna będzie także umiejętność negocjacji, która nie tylko ułatwi prowadzenie rozmów z przedstawicielami i rzeczoznawcami firm ubezpieczeniowych, ale również pomoże przy negocjowaniu warunków ubezpieczeń.
Pracownik odpowiedzialny za ewidencję kosztów i raportowanie, w stopniu bardzo dobrym musi umieć obsługiwać arkusze kalkulacyjne, bazy danych bądź program do obsługi floty. Niezbędna jest też umiejętność analitycznego myślenia, doświadczenia z zakresu finansów i podstaw księgowości. Od tej osoby będzie zależała jakość informacji przekazywanej do zarządu firmy.
Asystent ds. technicznych spełnia bardzo ważną rolę w strukturze działu. Wysoka kultura osobista, bardzo dobra umiejętność prowadzenia samochodów różnych marek i znajomość rynku motoryzacyjnego – to najbardziej pożądane kwalifikacje. Do obowiązków tej osoby należy obsługa techniczna samochodów zarządu firmy. Dogląda też innych kluczowych pracowników, jak też np. współpraca z wydziałami komunikacji. Twarde stawianie warunków i ich egzekwowanie będzie potrzebne przy współpracy z warsztatami samochodowymi.