Notes, arkusz kalkulacyjny, a może program komputerowy do obsługi floty samochodowej ?
Rosnące wymagania ze strony firmy w zakresie dostarczania informacji, tworzenia raportów czy przygotowywania projektów i prezentacji nie pozostawiają zbyt wiele możliwości kierownikom flot w tej kwestii. Zbieranie i notowanie w kalendarzu informacji nie jest rozwiązaniem umożliwiającym w pełni profesjonalne flotą samochodów. Wyobraźmy sobie sytuację kiedy stajemy przed koniecznością przygotowania „od ręki” dla zarządu firmy zestawienia zawierającego wydatki eksploatacyjne na naprawę ogumienia zimowego w samochodach z przebiegiem powyżej 65 000 km poniesione w sezonie 2000/2001.
Co zrobić w takim przypadku? Poprosić o miesiąc czasu?
Wprawdzie odpowiednio przygotowany arkusz kalkulacyjny daje nam taką możliwość, to jednak jego dokładne prowadzenie (np. zbieranie aktualnych przebiegów samochodów) pochłonęłoby zbyt dużo czasu, który można przeznaczyć na doskonalenie naszych umiejętności. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi nam profesjonalny program stworzony z myślą o zarządzaniu flotą pojazdów, który tego rodzaju zestawienie pomoże nam przygotować w 5 minut. Stanowi on podstawowe narzędzie, które w rękach profesjonalnej kadry umożliwi generowanie raportów, zbieranie danych potrzebnych do przeprowadzania analiz, prowadzenie ewidencji samochodów i użytkowników oraz wiele innych możliwości, a wszystko po to aby obniżać koszty związane z posiadaniem samochodów służbowych w firmie. Na rynku polskim jedynym profesjonalnym rozwiązaniem jest program CARMEN firmy Virtual. Przy pomocy tego programu możemy m.in. – założyć ewidencję wszystkich pojazdów, kontrolować ważność polis ubezpieczeniowych i dowodów rejestracyjnych, skorzystać z ok. 300 gotowych raportów jak też tworzyć własne, dokonać importu danych ze stacji paliw (o ile posiadamy paliwowe karty flotowe), sprawdzić średnie zużycie paliwa w wybranym samochodzie i wiele, wiele innych niezbędnych w codziennej pracy rozwiązań.
Budowanie poprawnej komunikacji z użytkownikami samochodów służbowych
Dział floty samochodowej można z pewnością określić jako usługowy. Odbiorcami naszych usług są użytkownicy samochodów służbowych. To głównie z nimi codziennie utrzymujemy kontakty służąc radą i pomocą. Naszym zadaniem jest ułatwienie im wykonywania codziennych obowiązków tak, aby użytkowanie samochodu służbowego nie zdominowało ich dnia pracy.
Od tego jak szybko i w jaki sposób pomożemy rozwiązywać powstające problemy zależą przecież koszty ponoszone przez firmę. Bardzo dokładnie możemy zaprezentować koszty eksploatacyjne (techniczne) samochodów, natomiast nie jesteśmy w stanie dokładnie policzyć ile kosztuje stracony czas użytkownika na wykonanie naprawy, przeglądu, zgłoszenia szkody komunikacyjnej.
Dlatego też ogromne znaczenie ma skuteczność porozumiewania się i kontaktów z użytkownikami.
Cała sztuka polega na tym, aby nawiązać na tyle ścisłą więź, która umożliwi skuteczny przepływ informacji na drodze użytkownik – dział floty. Jeżeli użytkownicy odczują nasze zainteresowanie i otwarcie na ich problemy, możemy być pewni, iż niezbędne dla nas informacje będą napływać znacznie skuteczniej.
W dużej mierze od nas samych zależy w jaki sposób będziemy postrzegani i czy zostaniemy obdarzeni zaufaniem. Ma to bardzo duże znaczenie szczególnie w momencie powstania kolizji czy wypadku, które są dla użytkownika źródłem ogromnego stresu. W takich momentach często jesteśmy pierwszymi osobami do których można się zwrócić o pomoc, a naszym zadaniem jest jej udzielenie w sposób profesjonalny.